EHF-faktura

Hva er en EHF-faktura?

I DigiTALL Regnskap er EHF-faktura en av flere måter å sende regning på. EHF betyr at fakturaen er elektronisk, og den kan derfor sendes direkte fra selgerens regnskapsprogram til kjøperens regnskapsprogram. Systemet gir mange fordeler for både avsenderen og mottakeren.

EHF står for elektronisk handelsformat, og er en del av en europeisk standard.

Fordeler med EHF-faktura

Så lenge selger og kjøper bruker et regnskapsprogram som støtter EHF, er dette systemet den åpenbart beste løsningen.

Selgerens fordeler:

• Det er mye rimeligere å sende faktura som EHF enn å sende en regning som brev.
• Fakturaen kommer raskere fram, noe som kan øke sjansen for at kunden betaler i tide.
• EHF gjør fakturaen sporbar. Selgeren kan i etterkant dokumentere at fakturaen har blitt sendt ut, noe som kan være kjekt å ha i en situasjon der det oppstår en krangel med kunden.
• Alle offentlige etater (stat, kommune) krever at du fakturerer med EHF, og tar ikke imot faktura i andre format.
• Et stadig økende antall bedrifter (spesielt store konsern) foretrekker også å motta faktura som er i EHF-format.

Kjøperens fordeler:

• Fakturaen mottas direkte i regnskapsprogrammet - den må ikke først scannes, lastes opp eller videresendes til et bilagsmottak.
• EHF betyr at fakturaen inneholder “strukturert informasjon”. Det gjør at regnskapsprogrammet automatisk “skjønner” fakturadato, forfallsdato, beløp, bankkontonummer og KID. Da slipper kjøperen skrive inn opplysningene manuelt. Med det sparer kjøperen mye tid og unngår feil.

Hvem kan sende og motta EHF-faktura?

For å sende eller motta faktura eller andre dokumenter i elektronisk handelsformat må både avsender og mottaker bruke et regnskapsprogram som støtter EHF.

Disse kan du sende til:

• Statlige virksomheter og kommuner - disse krever faktisk at fakturaen er i EHF-format.
• Bedrifter - stadig flere foretrekker at du fakturerer i EHF-format.

Privatpersoner derimot kan ikke motta EHF. Til disse anbefaler vi at du i stedet sender Vipps-faktura.

Du trenger ikke være registrert noe sted for å sende faktura i EHF-format.

ELMA - register for EHF

For å motta EHF må du registrere deg i ELMA. Dette er det norske registeret for alle som kan motta dokumenter i elektronisk handelsformat.

Registreringen er gratis, og du får det gjort på 1-2-3 i DigiTALL Regnskap. Vi veileder deg gjennom den enkle prosessen.

Enkelt å sende

I DigiTALL Regnskap er det veldig enkelt å sende faktura. Du oppretter den med et klikk, velger kunde, og dersom kunden er registrert i ELMA vil du automatisk få opp muligheten til å fakturere med EHF.

Slik bør du fakturere i DigiTALL:

• Bruk EHF til bedrifter og det offentlige
• Send Vipps-faktura til privatpersoner (gir mange av de samme fordelene som EHF)
• Velg e-postfaktura dersom kunden ikke kan motta hverken EHF eller Vipps
• Papirfaktura per brev er også et alternativ

Like enkelt å motta

Når du selv mottar en EHF-faktura i DigiTALL vil du virkelig se fordelene med det elektroniske handelsformatet. Regningen kommer direkte til regnskapssystemet, og DigiTALLs kunstige intelligens kan deretter lese fakturadetaljene for deg.

Dette gjør at du slipper å fylle ut fakturadato, forfallsdato, beløp, bankkonto og KID. Sjansene for å gjøre feil er minimale, og du sparer mye tid.

Send EHF-faktura gratis

I DigiTALL Regnskap er det ingen transaksjonsavgift når du sender eller mottar EHF-faktura. Det er heller ingen begrensninger på antallet du kan sende eller motta.

Imidlertid kan det hende banken du bruker har gebyr for mottak av EHF, men banken er ikke involvert når du sender faktura selv.